引言

档案管理是企业管理的重要组成部分,尤其对于工程建筑等相关企业,档案不仅能够反映工程建设的全过程建设、管理等活动,还可以为日后工程审计检查、责任追溯、技改大修提供可靠依据。因此,档案管理工作有着重要意义,而传统的档案整理模式费时费力,已不能满足当今信息化社会生产活动的需求。

1档案管理现状及问题

目前,大部分企业已经形成了纸质档案和电子化档案同步管理的模式,极大地方便了档案的查阅和保存。但是,在档案形成、组卷等整理工作中,仍采用较为传统的方式,即安排专门的资料员,集中对资料进行整理和归集。档案整理工作需要运用剪刀、裁纸刀、打孔机、印章、订书机等一系列工具,整理工作的每一步都需要相应工具,而工具繁多且易于丢失,同时还需要较大的办公场地,定期更换、保养相关工具,不仅提高了档案整理与管理成本,还会影响档案整理效率的提升。

2改进方法

文档整理工作的难题之一就是工具多、占地大,需要的人手也多,这就急需一种集成化、一体化的文档整理工作台,将工具整合到一起,化繁为简,将工作变得简单易行。针对上述情况,为改进文档整理过程的操作便捷性,创建了文档整理用一体化操作台,其结构设计如图1所示,旨在用机器代替一部分人力。

2一置物板;11一水平台;12一台座;31一电缸;33一孔;34一抽是;

35一打孔开关;41一滑轨;42一支座;43一伸缩架;44一齿轮;

46一齿条;47一印章;48一盖章开关;51一刀片;52一盖子;53一线轮.

图1档案整理操作台结构设计

该平台设有水平台和位于水平台左侧的台座,台座呈放倒的U形:水平台的平面上设有用于放置文档的置物板,台座上设有打孔机构和印样机构:打孔机构包括数个针头和至少一个用于驱动针头伸缩打孔的电缸:印样机构包括印章、用于带动印章上下印样动作的传动组件和用于安装传动组件的支座。

(1）针头采用丁字形,针头的针帽均可拆卸设在压板中,压板与电缸连接,针头的针杆上套装有弹簧。针头与压板可拆卸连接,选用卡槽卡接、螺纹连接等形式,能根据需要控制针头弹簧的数量。为了避免针头长时间高强度打孔动作导致连接失效脱开压板,设置弹簧协助针头及时回缩,避免针头卡住文件。台座下部设有抽屉和数个孔,孔一一正对针头布置,抽屉设在孔的下方以盛放打孔时落下的纸屑。

(2）伸缩架采用呈倒放的L形,伸缩架的下端插接在支座内且伸出高度可调,伸缩架上方的横梁可伸缩调节,伸缩架横梁端部上设有齿轮、齿条和电机,齿条下端安装可拆卸的印章。伸缩架与支座之间通过螺栓定位紧固,伸缩架横梁的伸缩调节以及印章的安装也通过螺栓定位紧固,十分方便。电机采用步进伺服电机,能够配合操作人员的动作精确设定正反转,从而保证印章的清晰度不受影响。

(3）台座上设有滑道,支座下端设在滑道内。滑道设置成燕尾槽形,其总长度不超过台座的长度,可以根据需要实现定位印样,满足不同部位的盖章需求:台座上还设有用于放线的线轮和用于割线的刀片。

(4）刀片可折叠安装在台座的正面凹槽处,该凹槽卡接有盖子,便于打孔后用线将文档装订在一起,刀片可利用现有便携折叠刀的连接结构安装在台座上,盖子可以避免刀片伤人。当刀片在使用状态时也可卡到凹槽内以辅助支撑,避免割线时用力过大刀片回弹折叠起来。

本操作台的使用方法简单明了,只需将文档放于置物板上,调节伸缩架在支座内的竖直高度以及横向伸缩距离,准确调整到所需印样的位置,按动印章开关,在文档上盖上所需印章。盖章完毕后,关闭印章开关。按下电缸开关,电缸伸缩,可完成文档自动打孔,废纸屑落入抽屉中。用刀片在线轮上裁减所需长度的装订线,将文档在打孔位置上装订,至此完成了文档整理的盖章、打孔、裁线工作。

本操作台的目的是将可部分劳动力解放出来,用电动代替手动,提高工作效率,缩短文档整理时间,以一体化方式集成所有的工具,减少操作空间,从时间、空间上简化文档整理过程。

3实际意义

档案整理工作是一项时间长,人员需认真、细致的工作,在当今的信息时代,档案整理工作方式向着简约化智能化信息化方向发展,利用最少的人力完成工作任务。档案整理用一体化操作台将打破传统档案整理方式,在以往的档案整理工作中,需要至少3～5人分工合作,每人负责不同的步骤依次进行,花费大量时间,而该装置将部分流程步骤进行自动化设计,采用自动打孔、定位印样等功能,改变了人工盖章、打孔穿线的方式,节省了人力空间时间,文档整理工作不再需要占用大量资源,能高效处理各种文档,做到"多、快、好、省",提升了档案整理的工作效率。

4结语

档案是企业管理工作的依据,档案管理对于企业发展具有重要作用。本文通过对档案管理工作现状进行分析,在结合笔者工作经验的基础上,设计了一种专用于档案整理的一体化操作台,能够进一步规范操作人员档案整理的流程,提高档案整理效率。